Zapier oder Make: Welches Automatisierungstool lohnt sich für KMU wirklich?

Kurzfassung

Dieser Artikel richtet sich an IT-Leiter und Digitalisierungsverantwortliche in KMU, die Automatisierungstools wie Zapier oder Make nicht als Spielwiese, sondern als Teil einer stabilen IT- und Prozesslandschaft bewerten müssen – inklusive Governance, Wartbarkeit und langfristiger Kosten.

Dieser Vergleich bewertet Zapier und Make nicht nach Funktionsumfang, sondern nach Wartbarkeit, Governance und langfristiger Tragfähigkeit.

Eine Vielzahl von Studien belegen: Automatisierung ist für KMU längst keine Nice-to-Have-Funktion mehr, sondern ein Wettbewerbsfaktor (z. B. Barenkamp, 2025; Busch et al., 2025). Zwei der meistgenutzten Tools in diesem Bereich sind Zapier und Make. Beide versprechen Effizienz, weniger manuelle Arbeit und bessere Prozessdurchläufe – doch sie verfolgen unterschiedliche Ansätze. In diesem Vergleich klären wir, wann welches Tool für Mittelständler wirklich sinnvoll ist, und für wen sich der Einsatz lohnt.

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Was ist Zapier & wofür eignet es sich?

Zapier ist ein No-Code-Automatisierungstool, das Apps über „Zaps“ verbindet und Workflows einfach aufbaut.

Typische Einsatzfälle in KMU:
✔️ Lead-Routing aus Webformularen
✔️ Push-Benachrichtigungen & Slack-Automatisierung
✔️ Einfache CRM-Updates

Stärken

• Einfach zu starten
• Sehr viele App-Integrationen
• Gute Dokumentation

Schwächen

• Begrenzte Logik für komplexe Workflows
• Kosten steigen schnell bei vielen Tasks

Was ist Make & wofür eignet es sich?

Make – früher bekannt als Integromat – ist ein visuelles Automatisierungstool mit modularer Logik und tiefen Datenmanipulations-Funktionen.

Typische Einsatzfälle in KMU:
✔️ Mehrstufige Lead-Workflows
✔️ Daten- und Systemintegration zwischen mehreren Tools
✔️ Automatisierte Prozesse mit Bedingungen und Ausnahmen

Stärken

• Visuelle Szenarien
• Stark bei komplexen, mehrstufigen Prozessen
• Preislich oft günstiger bei hohem Volumen

Schwächen

• Steilere Lernkurve
• Für Einsteiger etwas komplexer

Zapier vs. Make im direkten Vergleich

Kriterium	Zapier	Make
Einstieg	⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐
Komplexität	⭐⭐	⭐⭐⭐⭐
Integrationen	⭐⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐
Kosten bei Wachstum	⭐⭐	⭐⭐⭐
UI/UX	⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐
Support	⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐

Für wen eignet sich welches Tool?

Zapier empfehlen, wenn…

• Du schnelle, einfache Automatisierungen willst
• Du wenig komplexe Logik brauchst
• Du eine große Auswahl an App-Verbindungen willst

Make empfehlen, wenn…

• Du komplexere Prozesse abbilden musst
• Du Daten transformieren willst
• Du Budget-bewusst bei hohem Volumen arbeitest

Praxisbeispiele

Marketing

Ausgangslage
Ein B2B-Dienstleister (ca. 60 MA) generiert Leads über Website, Whitepaper und LinkedIn-Formulare. Die Daten landen manuell im CRM, Follow-ups verzögern sich, Leads gehen verloren.

Automatisierungsansatz
Zapier verbindet Webformulare, LinkedIn Lead Ads und HubSpot:

• Neue Leads → automatisch ins CRM
• Benachrichtigung an den zuständigen Vertriebler via Slack
• Zeitversetzte Follow-up-Mail nach 24 Stunden
• Lead-Status-Update im CRM bei Reaktion

Nutzen

• Reaktionszeit von mehreren Stunden auf <15 Minuten reduziert
• Höhere Abschlussquote bei Inbound-Leads
• Kein manuelles Kopieren mehr zwischen Systemen

Typischer KMU-Mehrwert: schnell, einfach, ohne IT-Abteilung umsetzbar

Kundenservice & Operations

Ausgangslage
Ein Software-KMU (ca. 40 MA) nutzt Zendesk, Jira und eine interne Wissensdatenbank. Tickets werden manuell priorisiert, SLAs werden teilweise verpasst.

Automatisierungsansatz
Make orchestriert mehrere Systeme in einem Workflow:

• Neue Supporttickets → automatische Klassifizierung (z. B. Incident / Anfrage)
• SLA-Timer starten abhängig von Tickettyp
• Eskalation an Slack-Kanal bei SLA-Risiko
• Automatische Erstellung oder Aktualisierung von Knowledge-Base-Artikeln bei wiederkehrenden Problemen

Nutzen

• Deutlich geringere SLA-Verletzungen
• Transparenz über Supportlast und Engpässe
• Weniger wiederkehrende Tickets durch bessere Doku

Typischer KMU-Mehrwert: komplexe Logik abbildbar, hohe Prozesskontrolle

HR

Ausganglage
Ein produzierender Mittelständler (120 MA) stellt regelmäßig neue Mitarbeitende ein. Onboarding erfolgt per E-Mail und Checklisten – uneinheitlich und fehleranfällig.

Automatisierungsansatz

• Bewerberstatus im HR-System ändert sich auf „Eingestellt“
• Automatisch:
  • Onboarding-Checkliste wird erstellt
  • IT erhält Ticket für Hardware & Zugänge
  • Führungskraft bekommt Aufgabenliste
  • Mitarbeitende erhalten strukturierte Willkommensmails

Nutzen

• Einheitliches Onboarding für alle neuen Mitarbeitenden
• Weniger Rückfragen und Koordinationsaufwand
• Schnellere Produktivität neuer Mitarbeitender

Typischer KMU-Mehrwert: Standardisierung ohne teure HR-Suite

Buchhaltung & Finance

Ausgangslage:
Ein Handelsunternehmen (ca. 25 MA) verarbeitet Eingangsrechnungen manuell. Rechnungen kommen per Mail, Freigaben erfolgen unstrukturiert.

Automatisierung:

• Rechnungseingang per E-Mail → automatische Erfassung
• Zuordnung zu Kostenstelle & Projekt
• Freigabe-Workflow je nach Betrag
• Übergabe an DATEV / Buchhaltungssoftware

Nutzen:

• Schnellere Durchlaufzeiten
• Weniger Fehler bei der Verbuchung
• Transparenz über laufende Verpflichtungen

Monetarisierung

Produkt

Zapier vs. Make Entscheidungs-Scorecard (Sheet)

Service

• Automatisierungs-Architektur Review
• Make/Zapier Setup & Governance

Platzierung:

• CTA im Vergleichsteil
• Service im Fazit

Fazit: Zapier oder Make für dein Unternehmen?

Für viele kleine und mittlere Unternehmen ist Zapier der pragmatische Einstieg in Automatisierung – schnell, einfach und mit großer App-Abdeckung. Wenn jedoch Datenlogik, Komplexität und Preis pro Task wichtig werden, bietet Make das flexiblere Fundament. Die Wahl hängt letztlich von den Prozessen, dem Team und dem Volumen ab.

Das falsche Automatisierungstool erzeugt keine Effizienz – sondern technische Schulden.

Weiterführende Artikel

→ KI-Automatisierung im Mittelstand (2026): Die besten Tools & Empfehlungen
→ KI-Automatisierung im Mittelstand: typische Fehler und wie man sie vermeidet

Quellen & weiterführende Studien

Barenkamp (2025): Die Rolle Deutschlands im globalen KI-Wettbewerb – Wertschöpfung durch KI

Busch et al. (2025): Digitale Transformation und Künstliche Intelligenz: Erfolgsstrategien für KMU – Digital Economy: Die neuen Spielregeln für Unternehmen

Kintz et al. (2024): Potenziale generativer KI für den Mittelstand – Fraunhofer-Public

Lynch et al. (2024): The influential role of artificial intelligence (AI) adoption in digital value creation for small and medium enterprises (SMEs): does technological orientation mediate this relationship? – AI & Society

Bundesministerium für Wirtschaft und Energie – Mittelstand Digital (2025): Potenziale und Anwendungen von KI im Mittelstand – Ratgeber

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